Le e-procurement : la digitalisation au cœur des achats !

Les achats deviennent une fonction clé au service de la compétitivité de l’entreprise. Pour permettre des réductions de coûts toujours plus importantes, les équipes achats se tournent vers de nouveaux outils, dont l’e-procurement. Cette solution leur permet de faire des économies et d’optimiser tout le processus achat. Un vrai atout au service de la performance d’une entreprise.

Créé il y a plus de vingt ans, l’e-procurement renvoie spécifiquement à l’approvisionnement qui se base, pour tout ou partie, sur l’utilisation de la technologie Internet ou intranet. Le concept se transforme de plus en plus en un système interactif et collaboratif entre les fournisseurs, les clients, les employés et les acheteurs.

Le terme e-procurement  est souvent associé à d’autres termes tels que l’échange de fournisseurs et la gestion de la chaîne d’approvisionnement.  Aujourd’hui les solutions d’e-procurement sont des plateformes accessibles en ligne sur lesquelles une équipe achats peut gérer tout son processus de manière simple. L’interface est plus souvent configurée de manière à faciliter les transactions commerciales, avec des outils spécialisés de facturation, de bons de commande, d’expédition et de paiement.

En effet, les fonctionnalités disponibles sont larges, de la recherche produit à la facturation en passant par la commande. Ces solutions sont particulièrement adaptées aux grandes entreprises réalisant un fort volume d’achat. Tout est dématérialisé et centralisé, ce qui rend la stratégie Achats plus lisible, rationnelle et performante. Les bénéfices sont nombreux sur le suivi, les coûts, les délais ou le contrôle.

Avantages :

– Une meilleure gestion des contrats de fournitures, une meilleure sélection en ligne des approvisionneurs, facilitation de la budgétisation… autant d’atouts sont assurés par l’e-procurement.

– Un système e-procurement  peut rationaliser tous les aspects du processus d’achat tout en appliquant des contrôles plus rigoureux aux dépenses et aux préférences du produit.

– Lorsque plusieurs départements  prennent des décisions en matière d’approvisionnement, il peut y avoir des différences quant à ce qu’ils achètent et comment. Les achats effectués électroniquement permettent à chaque service de se conformer plus facilement aux normes d’achat de l’entreprise.

– La gestion électronique de vos achats facilite la rédaction et l’analyse de rapports sur vos systèmes d’approvisionnement. Vous pouvez ainsi vous assurer que vos procédures d’approvisionnement sont conformes à vos politiques.

-Une fois que vous avez appris le système, les achats électroniques prennent moins de temps que les achats traditionnels. Le stockage électronique de vos dossiers facilite la soumission des offres réutilisables. En attendant, l’utilisation de modèles permet aux documents d’être -remplis plus rapidement.

-Les achats en ligne vous permettent d’économiser de l’argent en évitant les doublons, en optimisant les achats en gros et en réduisant les coûts associés aux systèmes basés sur le papier (par exemple, le coût des timbres pour poster vos documents).

Bref ,qu’attendez vous  pour digitaliser vos processus d’achats ?

Par Amal BEN MZAHI – Doctorante en Sciences de Management à l’Université de Sousse